Menghadapi Karyawan "Ngeyel"

KOMPAS.com - Salah satu elemen utama Keahlian Kepemimpinan Dasar atau Basic Leadership Skill adalah kemampuan dan keahlian melakukan coaching.  Dengan melakukan proses coaching seorang leader dan manager bisa menjalankan sekaligus menyeimbangkan 2 fungsi utama mereka, yaitu leading (memimpin) dan managing (mengelola).

Timbul pertanyaan dan kenyataan yang tidak bisa dipungkiri, yaitu apa yang harus dilakukan seorang leader ketika proses coaching yang telah dilakukan secara teratur, terukur dan terencana tidak memberikan dampak positif yang signifikan terhadap kinerja dan perilaku yang di-coach?

Pertanyaan dan kenyataan ini sangat sering saya terima pada setiap kesempatan berdiskusi atau forum kajian yang membahas mengenai basic leadership skill, apakah coaching yang dilakukan telah gagal meningkatkan kinerja dan mengubah perilaku?

Lalu apakah yang sebenarnya terjadi?

Kemudian apa yang sebenarnya terjadi jika setelah dalam periode tertentu proses coaching dilakukan tidak menghasilkan kinerja yang meningkat? Pada kondisi ini proses coaching sama sekali tidak gagal, justru sebaliknya, menunjukkan kepada seorang leader dan manager bahwa staf, karyawan, atau anggota tim yang di-coach tersebut memiliki suatu tantangan atau masalah besar yang membutuhkan pendekatan berikutnya yaitu counseling.  Keahlian coaching dan counseling memang merupakan satu rangkaian dalam Basic Leadership Skill.

Counseling adalah pilihan terakhir ketika coaching selesai dilaksanakan dan tidak menghasilkan kinerja dan perubahan perilaku yang diharapkan. Proses counseling membutuhkan energi besar karena akan melibatkan emosi secara terukur.

Dengan pendekatan counseling berdasarkan pengalaman empiris, akan mampu mengungkap apa masalah besar sebenarnya yang terjadi kepada staf, karyawan, dan anggota tim sehingga mereka tidak maju berkembang dengan proses coaching.  Counseling akan sangat membantu sang leader dan manager mendiagnosa kondisi nyata. Dengan demikian akan segera ditemukan solusi yang tepat guna mengatasi tantangan tersebut.

Sebagaimana proses coaching, semua proses counseling harus berbasis atau berdasar kepada perilaku dan kinerja. Karena hanya perilaku dan kinerja yang bisa diamati dan bisa dibuktikan. Ini penting untuk mencegah perdebatan yang tidak perlu akibat perbedaan penilaian pada sesuatu yang abstrak.

Berikut adalah tahapan bagaimana melakukan proses counseling secara terstruktur dan terencana. 

Tahap pertama adalah talk impact of behavior and performance on others atau bicarakan dengan karyawan yang bersangkutan mengenai dampak kinerja dan perilaku yang tidak sesuai standar terhadap kelangsungan hidup perusahaan dan karyawan lainnya.

Jika karyawan tersebut sadar dan mengakui kesalahannya, maka bisa langsung dilanjutkan ke proses coaching. Namun jika staf tersebut tidak sadar dan tidak mau mengakui maka lanjutkan ke tahap kedua.

Tahap kedua ialah talk consequences of behavior and performance to employee atau sampaikan dampak dan konsekuensi dari kinerja dan perilaku tersebut kepada karyawan itu sendiri.

Misalnya bisa menunda promosi, mempengaruhi penilaian untuk bonus tahunan dan lain sebagainya, dan jika staf tersebut sadar dan mengakui kesalahannya, maka lanjutkan ke proses coaching. Namun ketika si karyawan masih “ngeyel”maka teruskan ke tahap yang ketiga.

Tahap ketiga adalah provide sanction and alternatives atau memberikan sanksi dan alternatif bagi si karyawan. Artinya jika staf tersebut tidak mau sadar dan mengakui bahwa kinerjanya akan berdampak kepada dirinya sendiri, maka ini saatnya untuk menyampaikan secara tegas bahwa ada sanksi sesuai peraturan. 

Tawarkan juga alternatif untuk berkarir di perusahaan lainnya yang mungkin lebih cocok dengan perilaku dan kinerjanya. Tekankan bahwa anda sebagai leader dan manager sangat membutuhkan staf yang mampu berperilaku dan berkinerja sesuai standar yang ditetapkan.

Jika karyawan ternyata sadar dan mengakui kesalahannya, maka lanjutkan ke proses coaching.  Umumnya pada tahap inilah sang karyawan akan mengungkapkan apa masalah besar yang sejatinya terjadi yang menyebabkan kinerjanya dan perilakunya dibawah standar. Namun bisa bisa saja karyawan tetap menantang dan tidak mau mengakui, sehingga teruskan ke tahap keempat.

Tahap keempat yaitu plan and discuss termination process with HR atau diskusikan dengan bagian HRD untuk proses terminasi. Secara rasional dan realistis inilah fase yang bisa dilakukan ketika pada tahap ketiga staf tersebut menantang untuk konfrontasi. Waktu anda sebagai leader dan manager sangat dan terlalu berharga untuk fokus terhadap karyawan ini. Maka, segera bekerja sama dengan HRD sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dengan demikian tuntas sudah effort yang dilakukan seorang leader dan manager berkaitan dengan peran dan tanggung jawabnya untuk Memimpin dan Mengelola.