Ini Enam Ritual yang Harus Dijalankan Sebelum Klik "Send"

KOMPAS.com — Kita lanjutkan kajian yang berkaitan dengan keahlian berkomunikasi, sebagaimana pada edisi sebelumnya. Kali ini kita akan kupas komunikasi tertulis.

Komunikasi secara tertulis dengan menggunakan surat elektronik (surel) atau dikenal dengan e-mail merupakan salah satu bauran komunikasi yang paling sering dilakukan pada lingkungan kerja atau kondisi formal, menempati urutan kedua setelah komunikasi secara verbal atau berbicara langsung dengan bertatap muka.

Ada juga komunikasi secara tertulis yang menggunakan aplikasi SMS, BBM, WA, Line, dan lain sebagainya. Biasanya komunikasi tertulis dengan aplikasi ini digunakan untuk menyampaikan sesuatu yang lebih informal atau tidak terlalu resmi.

E-mail umumnya bisa digunakan untuk menyampaikan maksud dengan format yang resmi karena bisa mewakili suatu korporasi. Dengan demikian, betul bahwa penggunaan e-mail sudah seperti orang berbicara langsung dengan mitra bicaranya.

Sebagai implikasinya, banyak kita temukan miskomunikasi atau gagal paham yang terkadang berakibat fatal, yang disebabkan oleh kesalahan dalam berkomunikasi secara tertulis dengan menggunakan e-mail.

Karena itu, kemampuan komunikasi secara tertulis atau writing skill yang baik dan tepat saat ini bukan hanya pilihan, melainkan sudah menjadi kewajiban.

Berikut ini ada 6 ritual yang kami sajikan untuk memastikan e-mail yang Anda kirim tidak berpotensi menimbulkan masalah yang tidak perlu, dan justru sebaliknya akan mampu memberikan dampak positif yang Anda harapkan.

Ritual tersebut terdiri dari 6C, yang pada hakikatnya adalah beberapa cara yang mesti diikhtiarkan sebelum Anda mengeklik tombol “send” untuk mengirim pesan melalui e-mail.

C yang pertama adalah clear atau jelas. Pastikan kalimat yang kita tulis pada e-mail jelas dan tidak menimbulkan multitafsir. Jelas di sini juga berarti bahwa apa yang disampaikan spesifik dan tidak menimbulkan keraguan sama sekali.

Kalimat yang spesifik harus mampu menjawab pertanyaan mengapa, kapan, siapa, di mana, bagaimana, berapa, dan apa.

C yang kedua adalah complete atau lengkap. Salah satu sebab terjadinya gagal paham dalam komunikasi menggunakan e-mail adalah, kalimat yang disampaikan tidak lengkap alias terputus sehingga bisa menimbulkan makna yang berbeda dari makna yang diinginkan oleh si pengirim e-mail.

Misalnya ada email yang tertulis seperti ini. "Tolong kamu segera lakukan ya, jika ada apa-apa, Terima Kasih."

Kalimat di atas jelas akan membuat bingung siapa pun yang membacanya. Melakukan apa? Kapan? Di mana? Apa yang dimaksud dengan "ada apa-apa"? Dengan demikian, bisa dipastikan, e-mail tersebut masih belum lengkap.

C yang ketiga adalah concise atau ringkas. Saya pernah melihat e-mail yang begitu berkesan hingga saat ini. E-mail tersebut panjang sekali, bisa sekitar 10 baris dalam satu alinea dan tanpa spasi.

Alhasil, ketika ada orang yang menerima e-mail dari Mr X ini, maka mereka bersiap untuk bekerja lembur hanya untuk memahami maknanya yang sepertinya tidak bertepi itu. Ini terjadi karena kebetulan Mr X adalah seseorang yang memiliki kekuasaan.