11 Pertanyaan Penting dalam Mempersiapkan Presentasi

KOMPAS.com -   ’’Fail to plan, is planning to fail’’
(Gagal membuat rencana, berarti telah merencanakan kegagalan)

Persiapan merupakan faktor penting untuk mendapatkan hasil presentasi yang sukses. Mari kita bahas kajian High Impressive Presentation Skill, dalam mempersiapkan presentasi.

Tahap persiapan merupakan setengah perjuangan untuk mendapatkan presentasi yang sukses, memikat, kemudian melekat, dan memberi kesan positif di dalam benak audiens.

Agar presentasi tidak gagal dan terhindar dari bencana tak bertepi, maka sebelum presentasi ada baiknya kita merancang dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang. Dengan demikian, setidaknya selangkah untuk menghasilkan presentasi yang memikat audiens bisa kita genggam.

Biasanya ada dua kesalahan yang dilakukan pada tahap persiapan yaitu:
• Presenter tidak mempersiapkan atau merencanakan presentasinya dengan baik
• Presenter  salah mempersiapkan materi atau topik presentasinya

Secara umum, beberapa pertanyaan dibawah ini akan membantu pembicara dalam memulai persiapan:
• Apakah tema presentasi, seminar atau workshop ini?
• Apakah yang akan Pembicara bahas?
• Berapa lama Pembicara diberi waktu untuk bicara?
• Hal apakah yang dapat digunakan untuk menarik pendengar saat memulai dan selama presentasi
• Apakah acara sebelum Pembicara berpresentasi? Jika acara lunch, Pembicara harus merencanakan presentasi Pembicara live dan menghibur.
• Siapa yang akan memperkenalkan Pembicara? Apakah mereka memerlukan biografi singkat Pembicara?
• Siapa saja dan berapakah pendengar yang akan hadir?
• Bagaimana letak tempat Pembicara presentasi dan fasilitasnya?
• Seperti apakah area presentasi, apakah rapi dan profesional?
• Perlengkapan Audio visual apakah yang tersedia?  misalnya, LCD, Overhead projector, mikropon, dan flip chart.
• Apakah pertanyaan dan tanggapan yang akan muncul selama dan setelah presentasi.

Seorang presenter atau pembicara sangat mutlak untuk tahu siapa pendengar atau audiens yang akan hadir dan apa yang mereka butuhkan.

Akan sangat sulit memenuhi ekspektasi pendengar yang tidak kita ketahui siapa mereka, sama sulitnya dengan menembak sasaran yang tak terlihat, meskipun mampu itu adalah cara yang sangat berisiko.

Selain itu, pendengar tidaklah sama satu dengan yang lain, seorang pendengar mungkin menyukai gaya presentasi kita tapi di saat yang bersamaan pendengar yang lain tidak menyukainya.

Untuk meminimali risiko dan mempersiapkan Presentasi yang baik, sebagai bagian dari teknik yang terdapat dalam High Impressive Presentation Skill, lakukan riset kecil dan sederhana. Riset yang memberikan gambaran dan informasi tentang pendengar yang akan kita hadapi, antara lain:
- Knowledge (Tingkat Pengetahuan)
- Expertise (Keahlian)
- Experience (Pengalaman)
- Prejudice and Attitude (Praduga dan sikap)
- Needs (Kebutuhan)
- Wants (Keinginan)

Untuk melakukan riset tersebut, jika memungkinkan,  datanglah ke ruangan presentasi lebih awal untuk bertemu dengan pendengar.  Berbincanglah dengan mereka, tanyakan kegiatan mereka, pekerjaan, masalah masalah mereka, dan sebut nama mereka pada saat melakukan presentasi.

Beberapa panduan pertanyaan dibawah ini bisa menjadi bahan perbincangan Pembicara dengan pendengar :
o  Apa pekerjaan atau spesialisasi pendengar Pembicara?
o  Apakah pembelajaran yang mereka harapkan dari presentasi Pembicara?
o  Berapakah rata-rata umur mereka?
o  Lebih banyak manakah peserta pria atau wanita?
o  Bagaimanakah tahap pemikiran rata rata pendengar terhadap topik bahasan? Tidak tertarik, sangat tertarik, skeptis atau siapa untuk menerima pembelajaran atau ide atau info dan lain sebagainya?

Dengan teknik perencanaan presentasi di atas, maka anda selaku presenter memiliki modal kuat untuk menghasilkan presentasi yang memikat.